在進行一場會議時就需要提前準備好會議策劃方案，在制定方案是首先就是要制定好主題，根據(jù)主題進而對接下的各項事務(wù)進行安排，一切的內(nèi)容都要圍繞制定好的主題來展開。

1、在會議策劃方案中明確對于會議接待事項的安排，根據(jù)會議時間、地點、人數(shù)、財務(wù)預(yù)算及更方面的要求進行制定完整的會議策劃方案。還需要對于舉辦地點的詳情進行了解，以免出現(xiàn)突發(fā)狀況時無法應(yīng)對。

2、根據(jù)人數(shù)進行場地的規(guī)劃及合適的場地布置方式。例如選擇室內(nèi)、室外、課桌式還是宴會式等都要有明確的方案。若是想要更具有特色的還可以按照想要的會議效果來進行布置，可以更顯會議質(zhì)量。比如在會場上添置橫幅、鮮花、天鵝絨的桌布等從一些小細節(jié)上布置來提升整個會議的精致度。還可以放置寫潤喉糖及礦泉水等讓會場更顯得尊貴。

3、一般的會議具備主席臺、演講臺、白板、屏幕、紙筆、幻燈片、多媒體投影儀等基礎(chǔ)的設(shè)備，要想會議顯得高端可以根據(jù)要求來裝備更加專業(yè)的舞臺、音響及舞臺燈光的設(shè)備，以此來提升會議的檔次。

4、提前印發(fā)邀請函，對于產(chǎn)品的介紹書等一些設(shè)計與制作都要凸顯出企業(yè)的文化知識，能夠展現(xiàn)企業(yè)優(yōu)勢。能夠給客戶帶來深刻印象而不是索然無味的。所以對于需要設(shè)計的產(chǎn)品一定要慎重的選擇，因為這關(guān)系到一個企業(yè)的門面。

5、會議結(jié)束后要對這次的會議進行總結(jié)。對于客戶所反饋的意見進行整合，總結(jié)會議意見，安排客戶返回等。這些事項的需要要在會議前將客戶名單、地址等進行整理記錄清楚，以免出現(xiàn)錯誤。