俗話說，細(xì)節(jié)決定成敗。尤其是在組織一場活動(dòng)時(shí)，整場活動(dòng)的成功取決于活動(dòng)中一切細(xì)節(jié)的成功。而某個(gè)或多個(gè)細(xì)微環(huán)節(jié)的失誤都可能使整場活動(dòng)效果大打折扣。

關(guān)鍵一：確定好時(shí)間地點(diǎn)，預(yù)留充足時(shí)間

一場活動(dòng)需要策劃者準(zhǔn)確確定好活動(dòng)的日期、地點(diǎn)等，原則上應(yīng)提前兩個(gè)月確定好，并及時(shí)告知相關(guān)參加活動(dòng)的企業(yè)以發(fā)通知、快遞、傳真等方式進(jìn)行。通常，企業(yè)在接到活動(dòng)發(fā)起方的邀請函后，還需要協(xié)調(diào)相關(guān)的出席人員的行程等事項(xiàng)，而活動(dòng)的策劃方也需要提前地準(zhǔn)備活動(dòng)當(dāng)天的接待事項(xiàng)。

之前在籌備本次三亞活動(dòng)時(shí)，由于我們跟合作方在活動(dòng)前沒有協(xié)調(diào)好相關(guān)的問題，所以導(dǎo)致在活動(dòng)的前期出現(xiàn)了變更活動(dòng)時(shí)間及地點(diǎn)的狀況，最后還向企業(yè)發(fā)了兩次會(huì)議通知，導(dǎo)致活動(dòng)前期準(zhǔn)備時(shí)間變得很短，最終在一定程度上影響了整個(gè)活動(dòng)的舉行效果。

在策劃行業(yè)的年會(huì)等大型活動(dòng)時(shí)，我們建議舉辦活動(dòng)的時(shí)間應(yīng)盡量安排在前面，最好是安排在12月份，盡量不要安排在1月舉行活動(dòng)，因?yàn)槊磕甑?月份通常是大部分的企業(yè)年會(huì)以及各經(jīng)銷商之間會(huì)議的密集進(jìn)行時(shí)間段，非常容易形成日程上的沖突。另一方面，因?yàn)楦鱾€(gè)企業(yè)經(jīng)常在年底的相關(guān)評獎(jiǎng)活動(dòng)較多，再加上各企業(yè)年度評獎(jiǎng)?lì)A(yù)算有限，這些企業(yè)通常先入為主，尤其是越后舉辦的相關(guān)評獎(jiǎng)活動(dòng)，企業(yè)參與熱情和激情也會(huì)減少。

關(guān)鍵二：在活動(dòng)中分清主次關(guān)系，確立主導(dǎo)地位

當(dāng)前，大部分的大型活動(dòng)組織都是由兩家乃至多家以上的機(jī)構(gòu)聯(lián)合舉行的趨勢越來越明顯了。通常雙方合作最初的目的都是希望通過舉行活動(dòng)來幫助雙方整合有效的資源，從而產(chǎn)生了1+1〉2的強(qiáng)強(qiáng)聯(lián)合效應(yīng)。但是如果活動(dòng)策劃執(zhí)行過程中不善于妥善協(xié)調(diào)、不學(xué)會(huì)合理地處理雙方在活動(dòng)中的定位與分工，企業(yè)之間一起組織活動(dòng)反而還可能產(chǎn)生反面的活動(dòng)效應(yīng)。

在大部分的大型活動(dòng)中，恰當(dāng)且可行的做法是將活動(dòng)中的核心環(huán)節(jié)有效分解，并且由其中的一方負(fù)主要的責(zé)任。最終促進(jìn)合作、具體分工的良好合作機(jī)制，避免因職責(zé)問題或互相推卸產(chǎn)生活動(dòng)的混亂現(xiàn)象，從而保證活動(dòng)最初要的效果。

關(guān)鍵三：活動(dòng)接送統(tǒng)籌安排，重要嘉賓專人服務(wù)

首先，在活動(dòng)策劃執(zhí)行過程中要隨時(shí)更新相關(guān)的嘉賓信息表，保證接送嘉賓的信息是最新、最準(zhǔn)確的信息。根據(jù)本人的活動(dòng)策劃執(zhí)行經(jīng)驗(yàn)，通常在活動(dòng)接機(jī)嘉賓的過程中，不應(yīng)以人為序，應(yīng)按時(shí)間先后順序進(jìn)行才更為方便、高效。

接送嘉賓的每個(gè)流程都由專業(yè)的工作人員具體分工負(fù)責(zé)，主要是為了防止負(fù)責(zé)人臨時(shí)變換，從而影響及時(shí)溝通。負(fù)責(zé)接待的人員應(yīng)保持溝通暢通，活動(dòng)中的各個(gè)環(huán)節(jié)應(yīng)及時(shí)協(xié)商，比如在接到嘉賓后，應(yīng)及時(shí)通知安排下一個(gè)接待人安排嘉賓的酒店住宿等問題。

重要嘉賓的接待工作是活動(dòng)策劃執(zhí)行過程中的重中之重，它會(huì)直接影響活動(dòng)的最終成效。一旦重要嘉賓對接待方式不滿意，那么將形成及其嚴(yán)重的社會(huì)影響。所以，重要嘉賓應(yīng)由專業(yè)的人負(fù)責(zé)接待，具體到住宿、飲食、出行等都需全程服務(wù)，讓重要嘉賓切身體會(huì)到服務(wù)的無微不至，對活動(dòng)組織方產(chǎn)生良好的印象。