商務會議就是帶有很強商業(yè)性質的會議，出席會議的人員包括公司法人代表或者是高級的管理層，所以商務會議對于會議環(huán)境的要求相當高。那么這樣重要的商務會議策劃應該怎么做？它的詳細流程是什么樣的？

1、會議準備

商務會議策劃方案應該盡早決定，一個優(yōu)秀的負責團隊會將商務會議中需要準備的所有具體事項做成一個完整的清單，從會場的選擇，到住宿交通都能清楚體現。只有在會前準備足夠細致，才能保證會議的完善。

2、會議時間的通知

商務會議的時間一般為主辦方決定，所以在決定會議時間后，要及時通知參加會議的公司及個人，最好能以發(fā)送請柬的形式進行通知，請柬要體現出本次商務會議的主題，還要被邀請人的信息也要寫清楚，寫好后要認真核對，防止出現錯誤。

3、布置會場

會場是會議進行中很重要的背景環(huán)境，所以在布置會場時一定要盡全力減少出現紕漏的可能。保證會議所以需要的設備能夠正常使用，包括攝像機、電腦、投影儀等；為出席會議的人員準備的茶水點心、美化環(huán)境的會議桌花心都要精心布置，這些在商務會議策劃方案中都要有詳細體現。

4、安排會議接待

因為參加商業(yè)會議的成員有時候是從外趕來的，所以安排舒適的住宿環(huán)境以及便利的交通是必不可少，而且最好能為出席會議的成員提供專車接送服務，這樣也能很大程度的避免因為交通問題而導致會議拖延。在會議當中，接待人員要一直保持緊張，這樣能夠對隨時可能出現的意外情況及時應對，盡量把惡劣影響降到最低。